Wie du deine Produktivität steigern kannst

Es gibt Menschen, die arbeiten 15 Stunden in der Woche und sind genauso produktiv wie andere, die 40 Stunden arbeiten. Manch einer schafft in drei Stunden den Workload von einem gesamten Arbeitstag. „Oh wow“, denken sich manche Arbeitgeber und Vorgesetzte, „dann kann ich XY ja noch mehr Aufgaben auftragen.“ Dieser Ansatz klappt allerdings leider meistens nur so semi gut, denn unsere Konzentrationsspanne kann nicht acht Stunden am Stück volle Power geben.

Ich bin absoluter Fan von flexiblen Arbeitszeitmodellen. Niemand gewinnt bei diesem Spiel, dass der Arbeitende acht Stunden (aufwärts) an seinem Arbeitsplatz festsitzt. Wenn der Kopf voll ist, dann ist er das einfach. Dann hilft kein Kaffee. Dann hilft kein Sch0k0riegel. Dann hilft nichts, außer mal an die frische Luft gehen und sich bewegen.

Genauso wenig lernt genau der Studierende am Besten, der am Längsten vor seinen Büchern sitzt. 12 Stunden in Folge vor seinem Schreibtisch sitzen und Inhalte in den Kopf prügeln, das kann nicht funktionieren.

In der Schule, in der Uni, auf der Arbeit haben wir so viel Inhaltliches gelernt. Viel zu selten wird aber darauf Wert gelegt, wie wir konstruktiv lernen und wie wir produktiv arbeiten. Dabei ist dies doch mindestens genauso wichtig.

Welche Tipps und Gewohnheiten mir helfen, mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu schaffen, möchte ich dir gern vorstellen (dabei habe ich das Rad natürlich nicht neu erfunden, aber vielleicht kann dich ja der ein oder andere Tipp inspirieren 🙂 ):

  • Das Wichtigste, um aktiv Informationen aufnehmen zu können, ist es, seine Achtsamkeit so zu schulen, dass man den Fokus komplett auf die Vorlesung, den Vortrag, das Meeting richten kann, in der oder dem man sich gerade befindet. Kennst du das, wenn du einen Film schaust und nebenbei am Handy bist? So viele Informationen gehen dabei verloren. Genauso ist das natürlich, wenn man etwas lernen möchte. Sobald du auf dein Handy schaust oder dich mit deinem Nachbaren unterhältst, verpasst du relevante Informationen. Lerne, aktiv zuzuhören, ohne dich ablenken zu lassen und ohne schon ein paar Schritte weiterzudenken. Fokussiere dich genau auf die Worte, die gerade vorgetragen werden.
  • Passend dazu: Schalte deine Notifications aus und sperre Webseiten, die dich von deinem Fokus abhalten. Erwischt du dich dabei, jedes Mal dein Handy in die Hand zu nehmen, wenn eine neue Mitteilung aufblinkt? Checkst du vielleicht alle 30 Minuten Facebook, während du eigentlich lernen willst? Du verschenkst so viele Ressourcen, da durch jede Information, die du aufnimmst (und wenn es nur ein Facebookbild ist), Energie verloren geht.
  • Setze feste Slots fest, an denen du Emails checkst. Nichts hält uns so von unserem Fokus auf die aktuelle Aufgabe ab, wie wenn alle drei Minuten eine neue Email eintrudelt. Auch wenn du dich vielleicht nur ein paar Sekunden mit dieser Email beschäftigst, du bist aus deinem Gedankengang herausgerissen und musst wieder von vorn anfangen. Wissenschaftliche Studien haben bewiesen, dass es am förderlichsten ist, nur zwei bis dreimal pro Tag in dein Emailfach zu schauen. Falls du einen Job hast, in dem du abhängig bist von Emails, dann kommuniziere, dass du täglich von 9 bis 10 Uhr und von 14 bis 15 Uhr zu erreichen bist. Oder versuche, die Zeiten so zu timen, dass du die wichtigsten Mails möglichst schnell siehst. Aber lasse nicht zu, dass du 50% deiner Energie daran verschwindest, auf kurzfristige Reize reagieren zu müssen.
  • An dieser Stelle möchte ich dir den Time Management-Quadranten von Steven Covey vorstellen. Laut Covey kann man Aufgaben in vier Kategorien einteilen – dringend/nicht dringend sowie wichtig/nicht wichtig. Wir verbringen viel zu viel Zeit mit Aufgaben, die dringend, aber unwichtig sind. Damit erfüllen wir zwar dringende Anforderungen; die wichtigen, die uns langfristig weiterbringen, gehen dabei allerdings unter. Versuche daher, ein Gefühl dafür zu entwickeln, welche Aufgaben auf langfristige Sicht von Bedeutung sind und schenke diesen Aufgaben eine größere Priorität.
  • Prioritäten. Kein erfolgreicher Tag kann ohne die richtige Prioritätensetzung funktionieren. Erinnere dich hierbei an Eat that Frog: erledige die wichtigsten Aufgaben zuerst. Setze dir nicht zu viele Dinge auf deine To Do-List, sondern versuche realistisch zu bleiben. Nichts ist bedrückender, als am Ende des Tages noch zwei Drittel deiner Aufgaben vor dir zu haben.
  • Unterschätze nicht die Bedeutung einer gesunden Ernährung. Gerade in stressigen Phasen neigen wir dazu, schnell und ohne bewussten Blick hochkalorisches Essen zu uns zu nehmen. Immer, wenn ich einen arbeitsreichen Tag habe, neige ich dazu, viel mehr Schokolade zu essen als in entspannteren Phasen. Es ist sogar wissenschaftlich nachgewiesen, dass ein „beschäftigter Kopf“ nach mehr Zucker und Fett schreit, als ein ausgeglichener, entspannter Kopf. In Maßen ist das auch völlig okay. Wenn wir allerdings nur noch nach Schokolade, Chips und Fast Food greifen, kann unser Gehirn irgendwann nur noch abgespeckt arbeiten. Versuche daher, auch in mental stressigen Situationen möglichst viel unverarbeitete Lebensmittel, vor allem Obst, Gemüse und Wasser zu dir zu nehmen.
  • Genauso wichtig wie das Bewusstsein für eine gute Ernährung ist es, Zeichen des Körpers zu respektieren, die nach Bewegung oder Pause schreien. Damit du langfristig erfolgreich bist, ist es unersetzlich, deinem Körper regelmäßig Bewegung sowie regelmäßige Entspannung zu gönnen. Denke hierbei an das Yin & Yang-Prinzip. Du kannst nur dauerhaft glücklich sein, wenn du ausgeglichen bist. (Außerdem kannst du die Willenskraft, die du beim Sport trainierst (wenn es zum Beispiel darum geht deine Ausdauer zu verbessern oder noch mehr Kilos bewegen zu können) wunderbar auf deinen Arbeitsalltag übertragen.)
  • Last but not least: finde einen (oder mehrere) Ort(e), an denen du am Produktivsten arbeiten kannst. Nicht jeder Mensch kann am Besten am heimatlichen Schreibtisch arbeiten. Manch einer geht am Liebsten in die Bibliothek zum Lernen, ein anderer kann sich am Besten draußen in der Natur konzentrieren. Versuche auch bei der Arbeit, ab und an mal wo anders zu sitzen – ein Perspektivenwechsel im Außen kann einen Perspektivenwechsel im Kopf fördern.

Versuche dein Bewusstsein zu schärfen, für all die Bedingungen, die deine Konzentration fördern. Erzwinge nichts und gönn dir ab und an mal eine Pause, geh an die Luft und behalte immer im Fokus, warum du an dieser Aufgabe sitzt und was du damit erreichen kannst.

Ich wünsche dir einen wunderbaren Start in die neue Woche! 🙂

Deine Kira

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